Retained Search ist eine Form der Personalberatung, bei der ein Unternehmen einen Headhunter exklusiv mit der Besetzung einer Position beauftragt und dafür ein vorab vereinbartes Honorar zahlt, das in der Regel in mehreren Raten fällig wird. Im Gegensatz zur erfolgsabhängigen Vermittlung beginnt die Bezahlung also bereits mit dem Start des Mandats und nicht erst, wenn ein Kandidat unterschrieben hat.
Der Begriff stammt aus dem Englischen. "To retain" bedeutet so viel wie "beauftragen" oder "an sich binden", und genau darum geht es: Der Auftraggeber bindet die Beratung für einen bestimmten Suchauftrag, oft auf exklusiver Basis. Niemand sonst arbeitet parallel an derselben Vakanz.
Wie das Honorar typischerweise aufgebaut ist
Üblich ist eine Dreiteilung. Ein erster Teil wird bei Auftragserteilung fällig, ein zweiter nach Vorlage einer qualifizierten Kandidatenliste oder zu einem definierten Zwischenschritt, der dritte bei erfolgreicher Besetzung. Die genaue Aufteilung variiert von Beratung zu Beratung. Das Gesamthonorar orientiert sich meist am Jahreszielgehalt der zu besetzenden Position und liegt häufig zwischen 25 und 35 Prozent davon.
Der Gedanke dahinter ist einfach: Die Beratung investiert von Anfang an erhebliche Zeit in Marktanalyse, Direktansprache und Auswahl. Das Retainer-Modell honoriert diesen Aufwand unabhängig vom Ausgang und schafft so die Grundlage für eine gründliche, methodische Suche.
Retained Search vs. Contingency Search
Der wichtigste Gegenpol ist die Contingency Search, also die erfolgsabhängige Suche. Dort zahlt der Auftraggeber nur dann, wenn tatsächlich eine Einstellung zustande kommt. Das klingt zunächst risikoärmer, hat aber Konsequenzen:
Bei Contingency arbeiten oft mehrere Personalberatungen gleichzeitig an derselben Stelle, was zu einem Wettlauf um schnelle Treffer führt. Tiefe und Sorgfalt leiden darunter mitunter, weil sich Aufwand nur bei Abschluss bezahlt macht. Retained Search dagegen ist auf Exklusivität und Qualität ausgelegt. Die Beratung kann diskret vorgehen, auch passive Kandidaten ansprechen und sich Zeit für eine saubere Vorauswahl nehmen.
Vereinfacht gesagt: Contingency eignet sich für Positionen mit großem Bewerberpool und überschaubarem Anforderungsprofil. Retained Search ist das Mittel der Wahl, wenn es um anspruchsvolle, schwer zu besetzende oder vertrauliche Mandate geht.
Wann sich Retained Search lohnt
Sinnvoll ist das Modell vor allem bei Führungs- und Schlüsselpositionen, bei eng spezialisierten Fachrollen oder wenn eine Besetzung möglichst diskret ablaufen soll, etwa wenn ein Stelleninhaber noch nicht weiß, dass er ersetzt werden soll. Auch in Branchen mit ausgeprägtem Fachkräftemangel, in denen die wirklich passenden Kandidaten nicht aktiv suchen und nur über gezielte Direktansprache erreichbar sind, spielt Retained Search seine Stärken aus.
Für Unternehmen bedeutet das: Man bezahlt nicht für einen schnellen Lebenslauf-Versand, sondern für einen strukturierten Prozess mit verbindlichem Engagement auf beiden Seiten.
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