Eine Vertriebsleitung, die seit Monaten fehlt. Fünf Sachbearbeiter, die zum Quartalsende gebraucht werden. Eine Nachfolge in der Geschäftsführung, von der noch niemand wissen darf. Drei völlig verschiedene Probleme, und trotzdem landen viele Unternehmen bei derselben Frage: Wen holen wir uns dafür ins Haus?
Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an. Das klingt nach Ausrede, ist aber ein brauchbarer Hinweis. Kläre erst deinen Bedarf, dann den Partner. In diesem Vergleich bekommst du beides. Dazu einen realistischen Blick auf die Kosten, eine Checkliste für die Auswahl und einen Ausblick darauf, was sich 2027 im Recruiting verändert.
Erst der Bedarf, dann der Partner
Bevor du Angebote einholst, lohnt sich ein ehrlicher Blick auf die Stelle selbst. Fünf Fragen sortieren die meisten Fälle schon recht zuverlässig:
• Wie viele Stellen sind es? Eine einzelne Schlüsselposition verlangt ein anderes Vorgehen als zwanzig gleichartige Stellen.
• Wie selten ist das Profil? Gibt es am Markt hunderte passende Menschen oder nur ein paar Dutzend?
• Wie dringend ist es? Musst du in drei Wochen jemanden an Bord haben, oder ist es wichtiger, in drei Monaten die richtige Person zu finden?
• Wie vertraulich ist die Suche? Darf die Stelle öffentlich ausgeschrieben werden?
• Dauerhaft oder auf Zeit? Suchst du eine feste Besetzung oder musst du eine Lücke überbrücken?
Wer diese Fragen beantwortet hat, merkt schnell, dass sich die Wahl des Partners fast von selbst ergibt.
Die drei Modelle auf einen Blick
Im Alltag geraten die Begriffe gern durcheinander. „Personaldienstleister“ ist ein Sammelbegriff, unter dem Zeitarbeitsfirmen, Personalvermittler und Personalberatungen gleichermaßen auftreten. „Headhunter“ und „Personalberater“ meinen im deutschen Sprachgebrauch meist dasselbe, nämlich eine Beratung, die Positionen über Direktansprache besetzt. Hilfreicher als der Name auf der Visitenkarte ist deshalb die Frage, nach welchem Modell ein Anbieter arbeitet. Davon gibt es im Kern drei:
Headhunter: Wenn das Profil selten oder die Position heikel ist
Ein Headhunter wartet nicht auf Bewerbungen. Er recherchiert, wer die gesuchte Aufgabe heute schon bei anderen Unternehmen erledigt, und spricht diese Menschen direkt an. Die meisten von ihnen sind in ihrem Job zufrieden und hätten sich nie auf eine Anzeige gemeldet. Genau deshalb ist die Direktsuche dort stark, wo andere Wege ins Leere laufen.
Seriöse Personalberatungen arbeiten dabei in der Regel im Exklusivauftrag. Die Qualitätsgrundsätze des Bundesverbands Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) begründen das damit, dass nur so eine diskrete Ansprache möglich ist und Kandidaten nicht von mehreren Seiten zur selben Stelle angerufen werden1.
Typische Einsatzfelder sind:
• Geschäftsführung und C-Level, wo der Kandidatenkreis klein ist und eine Fehlbesetzung besonders teuer wird. Mehr dazu im Beitrag Headhunter für Führungskräfte.
• Hochspezialisierte Fachrollen, etwa ein Underwriter für Cyberrisiken, eine Vertriebsleitung mit gewachsenem Netzwerk in Kliniken oder eine Chefärztin für eine bestimmte Disziplin.
• Vertrauliche Besetzungen, zum Beispiel eine Nachfolge, von der der aktuelle Stelleninhaber noch nichts weiß.
• Vakanzen, bei denen Anzeigen nicht mehr funktionieren, weil die Stelle seit Wochen ausgeschrieben ist und keine passenden Bewerbungen kommen.
Gerade in engen Märkten zahlt sich Spezialisierung aus. Ein Headhunter, der seine Branche kennt, weiß, wo die passenden Leute arbeiten, was sie verdienen und was sie zum Wechsel bewegen könnte. Bei Schuckart Consulting haben wir uns deshalb auf drei Branchen konzentriert: Versicherungen, Medizintechnik sowie Kliniken und Praxen.
Personalvermittlung und Zeitarbeit: Wenn es um Tempo oder Volumen geht
Zeitarbeit
Bei Zeitarbeit bleibt die Person beim Personaldienstleister angestellt und wird an dein Unternehmen überlassen. Das ist erlaubnispflichtig und gesetzlich nur vorübergehend zulässig: Dieselbe Person darf grundsätzlich höchstens 18 aufeinanderfolgende Monate bei demselben Kunden eingesetzt werden, Tarifverträge der Einsatzbranche können davon abweichen2. Für dich bedeutet das maximale Flexibilität bei überschaubarem Aufwand. Brauchst du zum Quartalsende 20 zusätzliche Leute in der Produktion oder eine Vertretung für eine Elternzeit, ist Zeitarbeit oft der schnellste Weg.
Personalvermittlung
Personalvermittler bringen Kandidaten direkt in eine Festanstellung bei dir. Sie arbeiten häufig mit Bewerberdatenbanken und Stellenanzeigen und konzentrieren sich auf Menschen, die ohnehin wechseln wollen. Abgerechnet wird meist erst bei erfolgreicher Einstellung3. Das Modell funktioniert gut, wenn es für die Stelle einen breiten Bewerbermarkt gibt und vor allem Geschwindigkeit zählt, etwa bei mehreren Positionen in der Sachbearbeitung oder im Innendienst.
Der Haken zeigt sich, sobald das Profil enger wird. Weil oft mehrere Vermittler parallel an derselben Stelle arbeiten und nur der Schnellste bezahlt wird, bleibt für die aufwendige Suche nach passiven Kandidaten wenig Spielraum. Mehr dazu im Eintrag zur Contingency Search.
Was kostet welcher Partner?
Die Modelle unterscheiden sich bei den Kosten in zwei Punkten: wie hoch sie sind und wann sie fällig werden.
Headhunter und Personalberatung
Das Honorar orientiert sich meist am Zieleinkommen der Position. Laut der jüngsten BDU-Marktstudie mit detaillierten Honorarzahlen lag es im Schnitt bei 28 Prozent, bei den großen Häusern bei 31 Prozent, bei kleineren Beratungen bei rund 25 Prozent3. In 72 Prozent der Mandate wurde ein Retainer vereinbart, also ein Honorar in Raten mit einer Anzahlung von mehr als 20 Prozent bei Auftragserteilung. Rein erfolgsbasiert oder nach anderen Modellen wurde nur in 5 Prozent der Fälle abgerechnet3. Wie sich ein Retainer zusammensetzt, erklären wir im Beitrag zur Retained Search.
Personalvermittlung
Personalvermittlungen arbeiten überwiegend mit einem Erfolgshonorar. Fällig wird es erst bei Vertragsunterschrift oder Arbeitsbeginn. Die Prozentsätze liegen nach unserer Markterfahrung meist unter denen der Direktsuche. Belastbare Marktstudien zur genauen Höhe gibt es allerdings kaum, deshalb lohnt sich hier der direkte Angebotsvergleich.
Zeitarbeit
Bei Zeitarbeit zahlst du einen Stundensatz für die Dauer des Einsatzes. Er enthält den Lohn der überlassenen Person und den Aufschlag des Verleihers. Willst du die Person später fest übernehmen, darf der Verleiher dafür eine angemessene Vergütung verlangen2. Diese Übernahmeregelung solltest du schon beim Vertragsabschluss klären.
Ein direkter Kostenvergleich führt deshalb leicht in die Irre. Zeitarbeit ist pro Monat günstig, aber eben nur auf Zeit. Ein Headhunter ist auf den ersten Blick die teuerste Variante, besetzt aber genau die Stellen, die sonst monatelang offen bleiben. Ob sich das rechnet, hängt davon ab, was dich die Vakanz kostet. Für diese Abwägung haben wir einen eigenen Entscheidungsleitfaden geschrieben.
Checkliste: So findest du den passenden Partner
Wenn klar ist, welches Modell passt, geht es um die Auswahl des konkreten Anbieters. Diese Fragen helfen im Erstgespräch:
• Kennt der Anbieter deine Branche? Lass dir Beispiele vergleichbarer Besetzungen nennen. Wer deinen Markt nicht kennt, braucht erst einmal Einarbeitungszeit, die du mitbezahlst.
• Wie wird gesucht? Seriöse Personalberatungen legen ihre Suchmethodik und Honorargestaltung schriftlich offen1. Frag nach, ob direkt angesprochen oder vor allem über Anzeigen und Datenbanken gesucht wird.
• Exklusiv oder parallel? Arbeitet der Anbieter exklusiv für dich an der Stelle, oder bietet er dieselben Kandidaten auch anderen Unternehmen an?
• Wer führt die Gespräche? Sprichst du im Erstgespräch mit der Person, die später auch sucht und interviewt?
• Was passiert, wenn es nicht klappt? Üblich ist bei Personalberatungen eine Nachbesetzungszusage, falls die eingestellte Person in der Probezeit wieder geht1. Bei Zeitarbeit solltest du klären, wie schnell Ersatz gestellt wird.
• Welche KI-Tools kommen zum Einsatz? Diese Frage wird 2027 wichtiger (siehe Kapitel 7). Ein guter Partner kann sie dir heute schon beantworten.
• Wie geht der Anbieter mit Kandidaten um? Wer Bewerber schlecht behandelt, beschädigt am Ende dein Image als Arbeitgeber. Frag nach Feedbackprozessen und Diskretion.
• Passt die Chemie? Klingt banal, entscheidet aber über die Zusammenarbeit. Ein guter Partner widerspricht dir auch mal, wenn Anforderungen und Markt nicht zusammenpassen.
Der Markt 2026 und was 2027 bringt
Arbeitsmarkt: Weniger Beschäftigte, trotzdem knappe Fachkräfte
Das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) erwartet für 2026 und 2027 zwar wieder Wirtschaftswachstum, aber sinkende Beschäftigung: minus 210.000 Erwerbstätige 2026 und minus 140.000 im Jahr 20274. Der Grund liegt vor allem in der Demografie. Das Erwerbspersonenpotenzial schrumpft 2027 voraussichtlich um 140.000 Personen4. Dazu laufen die Branchen auseinander: Während das Produzierende Gewerbe weiter Stellen abbaut, wachsen öffentliche Dienstleistungen, Erziehung und Gesundheit 2027 voraussichtlich um 150.000 Beschäftigte4.
Für die Personalsuche bedeutet das: Ein schwächerer Arbeitsmarkt macht gute Fachkräfte nicht automatisch leichter verfügbar. In Wachstumsfeldern wie dem Gesundheitswesen und bei gefragten Spezialprofilen bleibt der Markt eng. Dort wird die Direktansprache eher wichtiger als weniger wichtig.
KI im Recruiting: Die nächste Frist steht fest
KI-Systeme, die Bewerbungen filtern, Kandidaten bewerten oder Auswahlentscheidungen vorbereiten, gelten nach der europäischen KI-Verordnung als Hochrisiko-Systeme. Die strengen Pflichten für solche Systeme sollten ursprünglich ab August 2026 gelten. Mit dem sogenannten Digital Omnibus wurden sie auf den 2. Dezember 2027 verschoben5. Bereits seit Februar 2025 gilt dagegen die Pflicht, dass Unternehmen beim Einsatz von KI für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten sorgen5.
Für dich als Auftraggeber heißt das: Spätestens 2027 solltest du wissen, welche KI-Tools dein Recruiting-Partner einsetzt und wie dort sichergestellt wird, dass am Ende Menschen entscheiden. Die BDU-Grundsätze sehen das bereits heute so vor: Die Personalberatung entscheidet selbst über Nutzung und Interpretation der Ergebnisse solcher Tools1.
Entgelttransparenz: Das Gehalt wird früher Thema
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie gibt Bewerberinnen und Bewerbern das Recht, das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne zu erfahren, etwa in der Stellenanzeige oder vor dem Vorstellungsgespräch. Außerdem dürfen Arbeitgeber nicht mehr nach der bisherigen Vergütung fragen6. Die Frist zur Umsetzung in deutsches Recht lief am 7. Juni 2026 ab. Ein deutsches Gesetz lag nach unserem Kenntnisstand im Oktober 2026 noch nicht vor7. Rechne damit, dass es im Laufe von 2027 konkret wird.
Für die Personalsuche ist das eine echte Umstellung. Wer bisher in Verhandlungen auf das aktuelle Gehalt der Kandidatin geschaut hat, braucht künftig eine sauber begründete Gehaltsspanne für die Stelle. Ein Recruiting-Partner mit guten Marktdaten wird damit noch wertvoller. Einen Eindruck davon, wie solche Daten aussehen, geben unsere Gehaltsreports für Versicherungen und Medizintechnik.
Fazit
Den einen besten Recruiting-Partner gibt es nicht. Es gibt nur den, der zu deinem Bedarf passt. Für Volumen und Flexibilität ist Zeitarbeit oft die beste Wahl, für Stellen mit breitem Bewerbermarkt eine Personalvermittlung. Sobald das Profil selten wird, Führung im Spiel ist oder die Suche vertraulich bleiben muss, führt an der Direktsuche durch einen spezialisierten Headhunter kaum ein Weg vorbei.
2027 kommen zwei Themen dazu, die du bei der Auswahl schon heute mitdenken solltest: der Umgang mit KI im Auswahlprozess und mehr Transparenz beim Gehalt. Beides spricht für Partner, die ihre Methoden offenlegen und ihre Märkte wirklich kennen.
Du suchst eine Fach- oder Führungskraft in der Versicherungswirtschaft, der Medizintechnik oder für Kliniken und Praxen? Sprich uns gern an oder erfahre mehr über unseren Prozess.
Quellen
[1] Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU): Grundsätze ordnungsgemäßer und qualifizierter Personalberatung (GoPB), Stand Februar 2025. https://bdu.de/media/358079/bdu_grundsaetze_ordnungsgemaesser_personalberatung_web.pdf
[2] Bundesministerium der Justiz: Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG), §§ 1 und 9. https://www.gesetze-im-internet.de/a_g/BJNR113930972.html
[3] Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU): Facts & Figures zum Personalberatungsmarkt 2024, Bonn, August 2024 (Daten für das Jahr 2023). https://www.bdu.de/media/358258/pb-studie_2024-online.pdf
[4] Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB): IAB-Prognose für 2026/2027: Erwerbstätigkeit schrumpft trotz besserer Konjunktur, Presseinformation vom 24.09.2026. https://iab.de/presseinfo/iab-prognose-fuer-2026-2027-erwerbstaetigkeit-schrumpft-trotz-besserer-konjunktur/
[5] Orrick: EU AI Act Update: Digital Omnibus Finalizes 8 Compliance Changes, 29.07.2026. https://www.orrick.com/en/Insights/2026/07/EU-AI-Act-Update-Digital-Omnibus-Finalizes-8-Compliance-Changes
[6] Richtlinie (EU) 2023/970, Art. 5 (Entgelttransparenz vor der Beschäftigung), via Haufe. https://www.haufe.de/id/norm/richtlinie-eu-2023970-des-europaeischen-parlaments-und-art-5-entgelttransparenz-vor-der-beschaeftigung-HI15872281_p5.html
[7] Gleichstellung Akademie: Entgelttransparenzgesetz: Aktueller Stand (Oktober 2026), 20.10.2026. https://www.gleichstellungakademie.de/entgelttransparenzgesetz-aktueller-stand/
